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Cómo definir el alcance de un proyecto

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El alcance de un proyecto ayuda a los empresarios a seleccionar y documentar los objetivos de las tareas a realizar, los entregables, los plazos establecidos y el presupuesto determinado.

Por: Migdalis Pérez

Según expertos en materia empresarial, saber definir el alcance del proyecto es vital para cualquier empresario, incluso para aquellos que, como tú, son hispanos y dirigen un pequeño o mediano negocio en Estados Unidos. ¿Quieres satisfacer a tu clientela y aumentar la demanda de lo que ofreces? Entonces debes conocer qué significa ese concepto, cómo llevarlo al papel y qué beneficios reporta.

Digamos que brindas servicios de jardinería paisajista, y que un cliente está interesado en que le diseñes un jardín: te reúnes con él, conoces todo lo que quiere al respecto y, luego, le presentas un informe sobre los objetivos y los requisitos bajo los cuales trabajarán. Ese reporte también debe reflejar los resultados que puede esperar al contratarte. La idea es que tanto sus expectativas como las tuyas queden claras desde el principio.

Cabe señalar que este acuerdo involucra a tu equipo de trabajo, pues este no sólo deberá contribuir con sus ideas a su conformación, sino que además intervendrá en su ejecución y cierre. Y por si te lo estás preguntando: estas acciones empresariales no son privativas de los proyectos de jardinería; también son aplicables a los de cualquier rama de los negocios: plomería, climatización, ganadería, ventas al por mayor, etc.

¿Cómo preparar el alcance del proyecto?

Cuando tengas la mayor cantidad posible de información sobre lo que necesita tu cliente, y hayas definido qué entrará en el proyecto y qué no, puedes sentarte a escribir lo que en inglés se conoce como The Project Scope Statement. Este documento debe contener los siguientes puntos:

  • Objetivos: Describe detalladamente el proyecto: en qué consiste, quién lo ejecutará, cuánto costará, en qué tiempo se realizará, entre otros factores.
  • Alcance del producto o servicio: Reseña las características y funcionalidades del producto o el servicio a fin de satisfacer los requisitos del cliente (técnicos, legales, estéticos, ambientales, etc.).
  • Entregas: Incluye informes, documentos y/o cronogramas que entregarás, a modo de actualización, en las diferentes etapas del proyecto.
  • Criterios de aceptación: Explica los estándares que se deben cumplir para satisfacer las expectativas del cliente en torno a la calidad.
  • Limitaciones: Identifica las restricciones (tecnológicas, físicas, de recursos u otra índole) que podrían afectar el cumplimiento o el costo de las metas establecidas.
  • Supuestos: Prevé los riesgos que podrían presentarse a lo largo del proyecto (aunque el futuro es impredecible, debes identificar posibles dificultades y sus respectivas soluciones).

Beneficios del alcance del proyecto

Como ves, el alcance del proyecto ayuda a planificar y ejecutar la entrega de productos o servicios, establece compromisos entre las partes y facilita el buen entendimiento; todo eso mejora las relaciones de negocio y deriva en más éxito para tu empresa, independientemente de donde se encuentre: Chicago, Denver, Houston, Tampa, Miami, en fin, en cualquier parte de EE. UU.

Otra de las ventajas de este acuerdo entre el proveedor y el cliente es su flexibilidad, es decir, puede sufrir cambios mientras se ejecuta, pero eso sí: ambas partes deben aceptarlos y decidir si el proyecto sigue o no. Por lo general, si hay transparencia, la labor finalizará exitosamente.