Llevar la cuenta de los ingresos y los gastos de su empresa puede ayudarlo a operar su negocio sin tropiezos, recomienda la Administración Federal de Pequeños Negocios (SBA), que cuenta con una guía para orientar a los pequeños empresarios sobre el tema.
La guía de la SBA ofrece una mirada a algunos temas importantes para llevar una contabilidad adecuada.
Estos son las recomendaciones más importantes:
Empiece con el balance general
De acuerdo con la SBA, el balance general es el fundamento de la administración de sus finanzas y funciona como una instantánea de la situación financiera de su empresa. Le ayuda a llevar el rastro del capital y le ofrece una proyección del flujo de caja en los años futuros.
El balance general le ayuda a justificar costos, como los de empleados y suministros.
También le ayuda a controlar los bienes, las obligaciones y el capital social. Puede tener mejor perspectiva si separa y analiza segmentos de su empresa, cómo comparar las ventas en línea y en persona, señala la SBA.
Análisis de costo-beneficio (CBA [cost-benefit analysis])
Examinar de cerca el dinero que entra y el que sale ayuda a mantener un equilibrio saludable entre pérdidas y ganancias, recuerda la SBA. Desde el desarrollo y las operaciones, hasta los costos recurrentes y no recurrentes, es importante categorizar los gastos en su balance general. Después puede llevar a cabo un análisis de costo-beneficio para ponderar las fortalezas y debilidades de una decisión comercial, y poner en contexto los posibles beneficios recurrentes y la reducción de costos.
El CBA es una técnica para tomar decisiones no críticas de una forma relativamente rápida y fácil. Consiste solo en sumar el total de las ganancias y el total de los costos durante un periodo determinado, para luego restar los costos de las ganancias y determinar así el éxito en términos monetarios. Esto puede resultar útil al contratar a otro empleado o a un contratista independiente.
Por ejemplo, quiere decidir si coloca mesas afuera de su restaurante de salchichas, Haute Dog. Usted calcula que las mesas nuevas le representarán $5,000 en ingresos adicionales al año. Pero el permiso para las mesas externas cuesta $1,000 al año, y además tendría que gastar $2,000 para comprar las mesas y sillas. El análisis de costo-beneficio revela que debe agregarlas, ya que los beneficios adicionales ($5,000 en ventas nuevas) superan los costos ($3,000 en gastos por permisos y equipo).
Seleccione un método de contabilidad
Las empresas suelen usar el método contable de ejercicio o el de caja para registrar compras. El método de ejercicio asienta las transacciones en libros inmediatamente después de la venta. El método de caja las registra sólo una vez que se recibe el pago.
Por ejemplo, si hace una venta en enero y recibe el pago de $200 en febrero, el método de ejercicio le permitiría registrarla en los libros de enero, mientras que con el de caja se necesitaría que ese pago estuviera en los libros de febrero.
GAAP
Hay muchas estrategias para preparar los estados financieros de una pequeña empresa. Los principios de contabilidad generalmente aceptados, llamados GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) o “Gap”, constituyen una forma común de estandarizar los informes financieros con el método de ejercicio. Las compañías privadas no están obligadas a seguir los GAAP. El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB [Financial Accounting Standards Board]) mantiene los GAAP en Estados Unidos.
Obtenga ayuda contable
La SBA recomienda a los pequeños empresarios obtener ayuda para su contabilidad. Para ello, considere contratar a un contador público certificado (CPA [certified public accountant]), un asistente contable o usar un servicio en línea, sugiere.
Según la agencia, el contador generalmente cuesta más que los servicios en línea, pero puede ofrecerle un servicio más ajustado a las necesidades específicas de su empresa. Un asistente contable puede desempeñar las funciones básicas cotidianas a menor costo, pero no posee los estudios formales de contabilidad de un CPA.
Asegúrese de que alguien pueda manejar lo siguiente:
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Efectivo disponible
Conciliación bancaria
Nómina
Administre el crédito del negocio
Establecer y administrar el crédito comercial puede ayudar a su empresa a obtener financiamiento cuando lo necesite y en mejores términos. El crédito comercial puede ser decisivo para negociar acuerdos de abastecimiento y protegerse contra el robo de identidad de su empresa.
Cinco pasos pueden sentar las bases de una planeación financiera sólida, de acuerdo con la SBA:
- Determine si tiene crédito comercial registrado con Dun & Bradstreet.
- Establezca su historial de crédito comercial usando las líneas de crédito asociadas a su empresa.
- Pague sus cuentas a tiempo y conozca otros factores que influyen en su calificación de crédito.
- Mantenga sus archivos de crédito actualizados y monitoree si hay cambios en su calificación.
- Conozca la posición crediticia de sus clientes y proveedores.
Conocer la posición crediticia de sus clientes le da una visión de las pautas de consumo y eso puede afectar su estrategia de marketing y ventas, señala la guía de la SBA. Puede no necesitar verificaciones de crédito, pero hay algunas herramientas de evaluación de crédito a disposición de las pequeñas empresas. El comportamiento de los clientes también impacta en el flujo de caja de su empresa, lo que a su vez afecta la planeación de suministros futuros, la contratación de empleados y la expansión de la empresa.
Fuente: SBA
