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Administre con éxito las finanzas de su empresa

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Llevar la cuenta de los ingresos y los gastos de su empresa puede ayudarlo a operar su negocio sin tropiezos, recomienda la Administración Federal de Pequeños Negocios (SBA), que cuenta con una guía para orientar a los pequeños empresarios sobre el tema.

La guía de la SBA ofrece una mirada a algunos temas importantes para llevar una contabilidad adecuada.

Estos son las recomendaciones más importantes:

Empiece con el balance general

De acuerdo con la SBA, el balance general es el fundamento de la administración de sus finanzas y funciona como una instantánea de la situación financiera de su empresa. Le ayuda a llevar el rastro del capital y le ofrece una proyección del flujo de caja en los años futuros.

El balance general le ayuda a justificar costos, como los de empleados y suministros.

También le ayuda a controlar los bienes, las obligaciones y el capital social. Puede tener mejor perspectiva si separa y analiza segmentos de su empresa, cómo comparar las ventas en línea y en persona, señala la SBA.

Análisis de costo-beneficio (CBA [cost-benefit analysis])

Examinar de cerca el dinero que entra y el que sale ayuda a mantener un equilibrio saludable entre pérdidas y ganancias, recuerda la SBA. Desde el desarrollo y las operaciones, hasta los costos recurrentes y no recurrentes, es importante categorizar los gastos en su balance general. Después puede llevar a cabo un análisis de costo-beneficio para ponderar las fortalezas y debilidades de una decisión comercial, y poner en contexto los posibles beneficios recurrentes y la reducción de costos.

El CBA es una técnica para tomar decisiones no críticas de una forma relativamente rápida y fácil. Consiste solo en sumar el total de las ganancias y el total de los costos durante un periodo determinado, para luego restar los costos de las ganancias y determinar así el éxito en términos monetarios. Esto puede resultar útil al contratar a otro empleado o a un contratista independiente.

Por ejemplo, quiere decidir si coloca mesas afuera de su restaurante de salchichas, Haute Dog. Usted calcula que las mesas nuevas le representarán $5,000 en ingresos adicionales al año. Pero el permiso para las mesas externas cuesta $1,000 al año, y además tendría que gastar $2,000 para comprar las mesas y sillas. El análisis de costo-beneficio revela que debe agregarlas, ya que los beneficios adicionales ($5,000 en ventas nuevas) superan los costos ($3,000 en gastos por permisos y equipo).

Seleccione un método de contabilidad

Las empresas suelen usar el método contable de ejercicio o el de caja para registrar compras. El método de ejercicio asienta las transacciones en libros inmediatamente después de la venta. El método de caja las registra sólo una vez que se recibe el pago.

Por ejemplo, si hace una venta en enero y recibe el pago de $200 en febrero, el método de ejercicio le permitiría registrarla en los libros de enero, mientras que con el de caja se necesitaría que ese pago estuviera en los libros de febrero.

GAAP

Hay muchas estrategias para preparar los estados financieros de una pequeña empresa. Los principios de contabilidad generalmente aceptados, llamados GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) o “Gap”, constituyen una forma común de estandarizar los informes financieros con el método de ejercicio. Las compañías privadas no están obligadas a seguir los GAAP. El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB [Financial Accounting Standards Board]) mantiene los GAAP en Estados Unidos.

Obtenga ayuda contable

La SBA recomienda a los pequeños empresarios obtener ayuda para su contabilidad. Para ello, considere contratar a un contador público certificado (CPA [certified public accountant]), un asistente contable o usar un servicio en línea, sugiere.

Según la agencia, el contador generalmente cuesta más que los servicios en línea, pero puede ofrecerle un servicio más ajustado a las necesidades específicas de su empresa. Un asistente contable puede desempeñar las funciones básicas cotidianas a menor costo, pero no posee los estudios formales de contabilidad de un CPA.

Asegúrese de que alguien pueda manejar lo siguiente:

Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Efectivo disponible
Conciliación bancaria
Nómina

Administre el crédito del negocio

Establecer y administrar el crédito comercial puede ayudar a su empresa a obtener financiamiento cuando lo necesite y en mejores términos. El crédito comercial puede ser decisivo para negociar acuerdos de abastecimiento y protegerse contra el robo de identidad de su empresa.

Cinco pasos pueden sentar las bases de una planeación financiera sólida, de acuerdo con la SBA:

  • Determine si tiene crédito comercial registrado con Dun & Bradstreet.
  • Establezca su historial de crédito comercial usando las líneas de crédito asociadas a su empresa.
  • Pague sus cuentas a tiempo y conozca otros factores que influyen en su calificación de crédito.
  • Mantenga sus archivos de crédito actualizados y monitoree si hay cambios en su calificación.
  • Conozca la posición crediticia de sus clientes y proveedores.

Conocer la posición crediticia de sus clientes le da una visión de las pautas de consumo y eso puede afectar su estrategia de marketing y ventas, señala la guía de la SBA. Puede no necesitar verificaciones de crédito, pero hay algunas herramientas de evaluación de crédito a disposición de las pequeñas empresas. El comportamiento de los clientes también impacta en el flujo de caja de su empresa, lo que a su vez afecta la planeación de suministros futuros, la contratación de empleados y la expansión de la empresa.

Fuente: SBA

Redacción Negocios Now

¿Cómo puedo convertirme en contratista del gobierno?

El gobierno federal fomenta que las pequeñas empresas aprovechen oportunidades de contratación, según la Agencia Federal de Pequeños Negocios de Estados Unidos (SBA, por sus siglas en inglés).

La entidad gubernamental asegura que el proceso para registrarse como contratista federal es más directo de lo que piensa la mayoría y ofrece la siguiente guía par hacerlo.

Contratación con el gobierno federal

El gobierno de Estados Unidos es el cliente más grande del mundo, compra todo tipo de productos y servicios y está obligado por ley a darles oportunidad a las pequeñas empresas, de acuerdo con la SBA.

Hay dos categorías amplias de contratistas del gobierno:

1- Primarios. Participan en licitaciones y ganan contratos directamente con las agencias del gobierno.

2- Subcontratistas. Participan en los equipos de los contratistas primarios para suministrar una capacidad o producto específico.
Para que su pequeña empresa sirva de contratista primario o subcontratista, necesita estar calificada legalmente como pequeña empresa y registrarse como contratista del gobierno. Sólo así podrá buscar oportunidades de contratación con el gobierno federal.

Para que su pequeña empresa sirva de contratista primario o subcontratista, necesita estar calificada legalmente como pequeña empresa y registrarse como contratista del gobierno.

Contratista federal, una guía de la SBA: Cumplimiento de las reglas de contratación federal

En su sitio web, la SBA asegura que gobierno federal es muy particular para adquirir productos y servicios. Su objetivo es asegurarse que la competencia sea justa y esté abierta a todos, que los precios sean competitivos, que reciba aquello por lo que esté pagando y que se cumplan todas las leyes.

Hay reglas y regulaciones diferentes que se aplican a cada tipo de adquisición federal. La Regulación Federal de Adquisiciones y el Suplemento de la Regulación de Adquisiciones Federales de Defensa se aplican a la mayoría de las agencias federales, así que le conviene leerlas con detenimiento. Además, cada organización suele tener sus propias reglas.

Algunas reglas comunes son:

  • Normas de tamaño que varían según la industria.
  • Reglas de suministro que impiden que su compañía manufacture sus propios materiales.
  • Requisitos legales como la Ley de Compra Estadounidense y la Ley de Acuerdos Comerciales.
  • Límites a lo que puede subcontratarse y a quiénes se puede subcontratar.
  • La cantidad mínima que debe gastarse en trabajo o materiales para el contrato.
  • Debe de documentar y reportar cuidadosamente las actividades de su empresa para cumplir con las reglas de adquisición del gobierno.

Contratista federal, una guía de la SBA: pequeñas y en desventaja

El gobierno federal trata de otorgar un porcentaje significativo de los fondos de contratación con el gobierno federal a pequeñas empresas. Además, trata de otorgar un determinado porcentaje a empresas de las siguientes categorías:

El Programa de desarrollo de empresas 8(a) de la SBA ayuda a personas en desventaja social y económica para que hagan crecer su empresa mediante asesorías personales, talleres de capacitación, oportunidades de encuentros con compradores del gobierno federal y otra orientación administrativa y técnica.

Fuente: SBA

Redacción Negocios Now

10 pasos para iniciar su negocio

Pasos para iniciar negocio

Si usted está considerando abrir su propia empresa, la Agencia Federal de Pequeños Negocios de Estados Unidos (SBA, por sus siglas en inglés) es una fuente valiosa de información que puede asesorarlo para que su emprendimiento arranque con éxito.

La SBA ofrece esta guía de 10 pasos para comenzar.

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10 pasos para iniciar su empresa, según la SBA

Emprender un negocio requiere planificar, tomar decisiones financieras cruciales y realizar una serie de actividades legales, señala la SBA.

    1. Haga una investigación de mercado
      Mediante la investigación de mercado podrá saber si hay oportunidad de convertir su idea en un negocio exitoso. Es una forma de reunir información sobre posibles clientes y empresas que ya funcionan en su zona. Utilice esa información para encontrarle una ventaja competitiva de su empresa. Aquí puede ver la guía completa.
    2.  Redacte su plan de negocios
      Su plan de negocios es la fundación de su empresa. Es un mapa de ruta de cómo estructurar, operar y hacer crecer su nueva empresa. Le servirá para convencer a la gente de que trabajar con usted (o invertir en su compañía) es una opción inteligente. Más información.
    3. Financie su empresa
      Su plan de negocios le ayudará a calcular cuánto dinero necesitará para iniciar su empresa. Si no cuenta ahora con esa cantidad, tendrá que recaudar fondos o pedir prestado el capital. Afortunadamente, hoy hay más formas que nunca de encontrar el capital que necesita. Más información.
    4. Escoja la ubicación de su empresa
      Una de las decisiones más importantes que tomará es la ubicación de su empresa. Sea que vaya a establecer una empresa con presencia física o a lanzar una tienda en línea, las decisiones que tome podrían influir en sus impuestos, sus obligaciones legales y sus ganancias. Más información.
    5. Escoja una estructura empresarial
      La estructura legal que escoja para su negocio influirá en los requisitos de registro de su empresa, la cantidad de impuestos que pague y su responsabilidad personal.Más información.
    6. Elija el nombre de su empresa
      No es fácil escoger el nombre perfecto. Desearía uno que refleje su marca y que capte su espíritu. También querrá verificar que el nombre por el que se decidió no lo esté usando ya alguien.Más información.
    7. Registre su empresa
      Una vez que haya escogido el nombre ideal para la empresa, será momento de legalizarlo y proteger su marca. Si está haciendo negocios con un nombre diferente de su nombre personal, deberá registrarse ante el gobierno federal y quizá también el gobierno de su estado. Más información.
    8. Obtenga su identificación fiscal federal y estatal
      Utilizará su número de identificación de empleador (EIN) en acciones importantes para iniciar y hacer crecer su empresa, como abrir una cuenta bancaria y pagar impuestos. Es como un número del seguro social para su empresa. Algunos estados también piden obtener una identificación fiscal. Más información.
    9. Solicite licencias y permisos
      Cumpla siempre con las normas para que su negocio se mantenga funcionando sin tropiezos. Las licencias y permisos que necesite su empresa varían con el sector en que opere, el estado, la ubicación y otros factores. Más información.
    10. Abra una cuenta bancaria comercial
      Una cuenta de cheques para pequeñas empresas puede ayudarle a manejar cuestiones legales, fiscales y del día a día. La buena noticia es que es fácil abrir una si tiene listos los registros y documentos correctos. Más información.

Fuente: SBA